「ビジネス文章力の基本」を読んだ感想の続きを書いていきます。
今回は中編です。
前編の記事はこちらです。
それではサクッと本題へ。
本の内容
まずはAmazonから本の内容を抜粋します。
10年間、部下の文章を添削しつづけた著者が教える「超」実用的なビジネス文章術。
「いつも上司にダメ出しされる」
「部下の書く文章が使えない。何度言っても直らない」
多くのビジネスマンが、そんな悩みを抱えています。
では「使える」「一発ＯＫになる」文章にするには、どうすればいいのでしょうか？じつはそんなに難しいことではありません。
「短く単純に書く」「形式にはめる」「読み手に予測させる」
この３つのキーワードを頭において書くだけです。
こんな感じの本です。
ここは前回の記事と同様です。
いくつか引用と感想
「黙読」なのか「音読」なのか
「誰が読むか」を意識したら、次に「読まれ方」を想像します。
まずは、それが黙読される文書か、それとも音読される文書かを考えましょう。稟議書や社内通達は、1人ずつ順番に黙読するものです。
一方、会議資料は、会議の参加者全員によって黙読され、おそらくその一部は、発表者によって音読されます。つまり、プレゼンテーション資料として使われることが予想されます。黙読と音読では、文書の使われ方が違います。当然、それにあわせて文章の書き方も変える必要があります。
音読される文書は、音読しやすく、聞いて理解しやすい文章で書くことが大事です。
たとえば、次の1文を声に出して読んでみてください。原文「米国拠点」の次にくる「（」をどう読もうか・・・。ほとんどの人が、ここで口ごもってしまうはずです。
音読する文章の中に（）が使われていると、発表者は困ります。そこで、音読される文章を書くときは（）を使わず、次のように書きます。
改善
これはあまり意識できていなかったかもしれません。
基本どの文章も、黙読想定で書いているかもしれません。
引用で触れている会議資料も、黙読想定で書いている気がします。
基本的に会議資料はスライドにも映し出すようにしているので、会議に出席している人も黙読できる状態にあります。
なので、あまり音読に意識が向いてなかったのかもしれません。
でもたしかに、もし出席している人が黙読できない状態だとしたら、音読想定で書かないと口ごもってしまう可能性がありますね。
ビジネス文章からは脱線してしまいますが、ラジオを聴いていている時も「音読」と「黙読」の違いを感じることがあります。
ラジオに投稿されるメールでたまに、音読されることを想定してなさそうなメールが読まれることがあります。
そのメールもカッコ書きが多かったりします。
そうなると、そのメールを読むパーソナリティも口ごもってしまうというか、ちょっと変な間ができてしまう感じがします。
聴いていると、それがたまに気になってしまうことがあります。
自分はラジオにメールを送らないので、あまり文句も言えない立場ではありますが。
上記はラジオの例ですが、仕事における文章でもシチュエーションに応じて黙読想定、音読想定を使い分けるのが良さそうですね。
「少しわかりにくい」箇所は必ず修正する
書き手自身が「少しわかりにくい」と感じる文章は、間違いなく読み手にはまったくわかりません。絶対に修正しましょう。
書き手であれば、当然、書いた内容を100%理解しているはずです。にもかかわらず、書き手自身が読んで「少しわかりにくいかな」と感じるとしたら、それは読み手にとって、致命的にわかりにくい文章です。
原文東京本社と大阪支店以外の全支店に通知する。上の文例にある「東京本社と大阪支店以外の全支店」は、次のどちらとも読むことができます。
「東京本社＋大阪支店以外の全支店」・・・・①
「（東京本社＋大阪支店）以外の全支店」・・②客観的に読み直してみて、少しでもわかりにくいと思ったら、そのままにせず、誤読されない表現に改めます。
改善①大阪支店を除く全本支店に通知する。
②東京本社と大阪支店を除き、全支店に通知する。
たまに「ちょっとこの文章分かりにくいかもなー」と思いつつ、時間が無い時はそのまま突き進んでしまうことがあります。
それを読む人がいるわけなので、本来ならもう少し時間を掛けて文章を練るべきですよね。
ただ、たまにエスパーかと思うくらい、こちらが書いた文章から多くのことを汲み取ってくれる人もいるんですよね。
それも過不足なく、ズバリな解釈で。
その汲み取ってくれる人を基準として文章を書いてはいけない気もしますが、「なんでこの文章からそこまで汲み取れるんだろう」と不思議に思うことがたまにあります。
とりあえず、書き手の自分がちょっとでも分かりにくい文章と感じるなら、直さないとですね。
何度も直している内に正解を見失うこともありますし、面倒に感じることもあるのですが、読み手に誤解が生まれてしまうと余計に面倒なことになりかねませんし。
感性にまかせて読点（、）を打たない
読点（、）は、適切な箇所につけましょう。文章が読みやすくなり、意味も伝わりやすくなります。
ただし、よく考えずに読点を打つと、かえって読みにくくなったり、誤解を生じさせたりします。読点（、）は、文が切れる部分につけます。
原文AがaになるとBが、bになる。↓
改善Aがaになると、Bがbになる。顧客情報については販売会社で商品情報については、製造会社で対応する。
↓
顧客情報については販売会社で、商品情報については製造会社で対応する。また、誤読を防ぐためにつけます。
原文改善
読点は以前からずっと意識していることではあるのですが、文章を書いていると毎回迷ってしまうポイントでもあります。
以下の記事の引用を読んでから、より意識するようになりました。
意識するようにはなったのですが、やっぱり迷ってしまうことが多いんですよね。
まず最優先することとして、「誤解が生まれないように」を意識して読点を打っています。
ただ、それ以外のポイントでも読点を打つことが多く、結局妙に読点が多くなってしまったりもします。
長くなってきたら句点（。）で文を区切れば良いのですが、句点で区切ると違和感があることもあり、なかなか悩ましいです。
後編で引用する内容でもありますが、接続語をうまく使えたら違和感がなくなり、句点で文を区切りやすくなるのかもしれません。
おわりに
ということで「ビジネス文章力の基本（中編）」として書いてみました。
今回の記事で引用したのは
- 「黙読」なのか「音読」なのか
- 「少しわかりにくい」箇所は必ず修正する
- 感性にまかせて読点（、）を打たない
の3つでした。
読点に関しては文章術の本でよく見かける内容です。
文章術の本で読むたびにヒントは得ているはずなのですが、それでもやはりどこで打つべきか悩んでしまう時もあります。
とりあえずは、変なタイミングで読点を打って誤解が生まれないように気を付けたいところです。
「ビジネス文章力の基本」は3記事に渡って書きました。
他の記事も良ければぜひ。
- 【感想】『ビジネス文章力の基本』[前編]
- 【感想】『ビジネス文章力の基本』[中編] ← 今回の記事
- 【感想】『ビジネス文章力の基本』[後編]
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こちらも良ければぜひ。
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