「在宅HACKS!」を読んだ感想の続きを書いていきます。
前回の記事は「コミュニケーションハック編」でした。
今回は情報整理ハックに関してアレコレ書いていきます。
それではサクッと本題へ。
内容紹介
まずはAmazonから本の内容を抜粋します。
在宅勤務は単なる働く場所の選択ではない。
新しいキャリアの選択であり、人生のあり方の選択だ!「集中力&生産性」アップ!
「キャリアの可能性」が広がる!
「体調&メンタル」も完璧!自宅を最強のオフィスに変え
自分史上最高のアウトプットを可能にする
新しい働き方の超実践的テクニック89
こんな感じの本です。
「新しい働き方の超実践的テクニック」が89個書いてあります。
89個のうち「情報整理ハック」は17個でした。(目次から数えました。)
この17個のうち、2個を引用して感想を書いていこうと思います。
いくつか引用と感想
45.紙の書類が抱える3つの問題
稟議書に押されたたくさんの捺印。まあなんとも昭和な風景ですが、なかなかなくならない。先日も一般社団法人の設立を行ったのですが、うっかり印鑑を作るのを忘れていて、あわてて作成したりしました。エストニアなどが電子国家として有名になる時代に、日本はいったい何時代なのかと思ってしまいます。
エストニアって電子国家なんですね。知りませんでした。
調べてみたら確かに電子国家でした。すごい。
本書では紙が抱える問題を3つ挙げています。
①スペースを取る
②持ち運びがたいへん
③検索性が低い
自分としては特に③の問題が大きいと感じています。
今の会社は紙の運用がほとんどないので助かっています。
最後に印刷したのいつだっけ…?という感じです。
ただ、以前勤めていた会社はわりと紙運用が必要なケースが多々あり、面倒でした。
③の問題も生じますし、自分のデスクの収納スペースが紙でいっぱいになるので整理や処分が面倒でした。
整理や処分を面倒がる自分が悪い部分もあるのですが、紙運用をやめない会社に責任転嫁したい気持ちでした。
46.紙を瞬時にデータ化する神アプリ
在宅勤務の死活問題である紙の書類は、法的に紙として残しておかないといけないものを除き、データ化する。これが大原則です。この原則を実行するには、手軽にデータ化するプロセスが欠かせません。
その紙、いや神アプリとして紹介したいのが、Microsoftのモバイル版のOfficeアプリ。以前はWordやExcel、PowerPointに分かれていたアプリが統合されたものなのですが、その際、書類撮影アプリである「Office Lens」も一緒に統合されました(以降、この機能を「Office Lens」と呼びます)。
引用で紹介されている「Office Lens」、試してみましたが自分はしっくりきませんでした。
ただ、この引用の続きで触れているOCR機能についてはちょっと興味がありました。
※OCR機能の詳しい説明はこちら。
これは仕事というより、今回の記事みたいに読書感想の引用部分を楽にしたいなぁと。
OCRで楽にできないかなぁと思い、「Office Lens」以外の方法で実現できないかアレコレ調べて試してみました。
そして、自分なりにしっくりくるやり方を見つけました。
自分がしっくりきたやり方は以下の通りです。
スマホから
①本から引用したい部分の写真を撮る
②写真をGoogleドライブにアップロードする
PCから
③アップロードされた写真を右クリック → アプリで開く → Googleドキュメント
④OCRされたGoogleドキュメントが作成される
⑤文字サイズが「400」とかになっているので全選択して「10」とかに調整
⑥無駄に半角スペースが入っていたりするので「検索と置換」で除去する
※⑤、⑥は自分の環境だけかもしれません
上記の方法で、引用部分を全てキーボードで手入力しなくて済むようになりました。
こちらのサイトを参考にさせて頂きました。ありがとうございます。
ちなみに気になるのはOCRの読み取り精度だと思いますが、すごく高精度でした。
基本的に読み取りミスはありません。
精度は上記手順の①で撮った写真がどれくらい鮮明かが重要な気もしますが、自分の場合は問題なかったです。
図解を含んでいるページ(上部が文章で下部が図みたいな感じ)だと読み取りが変になることがあるっちゃあります。
ただ、これは特殊なケースかなと思います。
こういったページだけ手作業で調整しています。
数年前にもOCRを試したことがあったのですが、その時はそこまで高精度じゃなかった記憶があります。
なのでその時はOCRの活用を諦めていました。
ですが今回、久しぶりにOCRを試してみたら「こんなに高精度なのか!」と驚きました。
これで読書感想の記事を書くのが捗ります。
結果として本書で紹介されていた「Office Lens」は使用していないですが、OCRを再び試してみるきっかけになりました。
今後はOCR活用していくことになりそうなので感謝感謝です。
おわりに
ということで「在宅HACKS!(情報整理ハック編)」に関してアレコレ書いてみました。
ほぼ「46.紙を瞬時にデータ化する神アプリ」に関する内容になりましたが、OCRの精度の高さに驚きました。
本の引用部分を全てキーボードで手入力するのがけっこう手間だったので(あと腕が疲れる)、今回の発見はかなりの収穫でした。
今は読書メモでの活用のみですが、OCR機能は他にも使い道がありそうだなと思いました。
「在宅HACKS!」は5記事に渡って書きました。気になる記事があればぜひ。
- 環境整備ハック編
- 行動管理ハック編
- コミュニケーションハック編
- 情報整理ハック編 ← 今回の記事
- メンタル&ヘルスハック編
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